経理業務をペーパーレス化している
企業が増えています

このペーパーレス化にはメリットは
数多くありますが、デメリットもあります

効率的に実現するための方法をご紹介

ペーパーレス化のメリット
経理業務におけるペーパーレス化とは
従来の経理業務で管理されていた契約書
見積書、注文書、納品書、請求書
領収書などの取引先から受け取った
証憑書類について
紙の文書で扱っていたところを

スキャナ保存してデータとして扱うことを指します

領収書については写真撮影した
画像を保存することで

紙の領収書をなくすことができます
このペーパーレス化により
さまざまなメリットが得られます

印刷費、紙代の削減
紙として保存する場合、当然
出力の必要がありました
ペーパーレスにすることで
出力が不要になり、印刷費や紙代を削減できます

紙を保管するスペースの削減

紙の場合は物理的に保管する
スペースが必要になることから
ペーパーレスにすることで
スペースの削減が実現できます

整理整頓の時間の削減

書類の管理といえば
後から見つけやすくするためにも
種別ごとにバインダーにとじて
管理するといった整理整頓が必要になりますが
ペーパーレスにすると
整理整頓の時間が削減できます

ペーパーレス化を行うと
データとしての扱いになるため
パソコン上で管理することになりますし
メディアに保存した場合も
紙の書類ほど量は多くないため
整理が手間取りません

ペーパーレス化のデメリット

一方でペーパーレス化をすると
デメリットも生まれます

慣れていないと使いづらいこともある
ITに不慣れな人は使いづらい可能性があります

スキャナ保存は一手間かかりますし
パソコン上のデータ検索も慣れていないと
時間がかかることがあります
もちろんITに慣れている人であれば
効率化が可能です

ITリテラシーによって
ペーパーレス化の効果には
差が出るでしょう

トラブル時に影響を受ける

ペーパーレス化はインターネット回線などの
ネットワークやシステムに障害が起こったとき
データの検索・閲覧ができなくなる恐れがあります

バックアップなどの準備不足の状態では
データを失ってしまう可能性も
ゼロではありません

もちろん、バックアップの準備とともに
障害が生じてもゆるがない強固な
セキュリティとシステムを
あらかじめ構築しておくことで
対策することは可能です

ペーパーレス化を実現する方法

ペーパーレス化を効率的に実現するためには
電子帳簿保存法で定められている
スキャナ保存制度の活用が有効です

スキャナ保存制度とは
国税関係書類の紙の書類をスキャナなどで
電子化してデータとして
保存することが認められた制度です

事前に所轄税務署長の承認があれば
電子データに変換して保存できるようになります
一定の要件の下で保存していれば
紙の書類は必要ありません

スキャナ保存制度は
年々要件が緩和され
小規模事業者であっても
利用しやすくなっています

他にも、例えば電子署名が不要になり
タイムスタンプのみで対応した
可能になりました

このような状況ですから
スキャナ保存制度は
比較的取り入れやすい制度といえます